Méthodologie

 

Un projet de GED/ECM entraîne des changements organisationnels dans l’entreprise. Sa réussite repose donc en grande partie sur le management de projet et la capacité à dialoguer avec les différentes directions fonctionnelles. Il est aussi essentiel de gérer les conflits et convaincre les plus conservateurs.

 

La mise en œuvre d’un projet de GED /ECM recouvrent de nombreux secteurs : industries, banques, services, transports, etc. La solution Xerox DocuShare diffère selon le type d’entreprise et reste donc personnalisable. Cependant une méthodologie de gestion de projet peut être établie afin d’assurer sa réussite.

 

La mise en place d’une solution de GED/ECM possède un cycle de vie en 7 étapes. Ce processus permettra la conduite du projet de l’idée initiale jusqu’à sa mise en œuvre effective et son maintien opérationnel.

 

Phase 1 : Audit

Le projet de gestion documentaire commence par un état des lieux de l’organisation interne
des services, de l'organisation des informations, des outils bureautiques
et des réseaux. Il s’agit de comprendre l’environnement au sein duquel va s’implanter la solution
de gestion documentaire. 

 

Phase 2 : Analyse des besoins 

L’analyse des besoins des utilisateurs permet de définir précisement les objectifs du projet de gestion documentaire.

Au terme de cette phase, le maître d’ouvrage élaborera un Dossier de Conception Fonctionnelle (DCF) de l’application attendue. C’est un document traduisant les besoins exprimés ainsi que les objectifs de la Direction. 

 

Phase 3 : Maquettage itératif  

La réalisation d’une maquette permet de tester l'ensemble des fonctions (plan de classement, indexation, messagerie/Workflow, etc.). Elles sont définies au sein du DCF sur un jeu d'essais élaborés par les utilisateurs. Cette maquette permet de valider son intégration au sein du système d’information. Elle permet également de tester et de valider les outils qui seront mis à la disposition des utilisateurs tels que les numériseurs (scanners, multifonctions), les logiciels de capture et d’indexation, etc. 

 

Phase 4 : Conception des services applicatifs 

L’étape de conception des services de la plateforme d’échange fait appel à des compétences
en informatique, en réseau informatique, en administration SGBD et en intégration de systèmes. 

La mise en place des applications de GED/ECM (autorisation d'accès, interface évoluée)
se fait en concertation avec le comité utilisateurs (utilisateurs finaux). 

 

Phase 5 : Site Pilote  

Cette étape a pour objectif de tester les services de la plateforme en grandeur nature sur un site opérationnel. Les services applicatifs sont testés et validés tant sur le plan fonctionnel (adéquation aux besoins des utilisateurs) que sur le plan technique (dysfonctionnements, temps de réponse). 

La validation des applications de GED/ECM sur le site pilote permettra d'envisager un déploiement global sur tous les postes utilisateurs. 

 

Phase 6 : Déploiement  

Cette étape consiste en premier lieu à l'élaboration d’un plan de déploiement. Ce plan classe par priorité les cibles selon la réceptivité et la motivation des utilisateurs concernés. 

 

Phase 7 : Maintien en Condition Opérationnelle (MCO)  

Dans un projet de GED/ECM, la phase de MCO est primordiale. Ce type de solution,
par définition évolutive, impose la prise en compte de la MCO dès le lancement du projet. 

Le maintien en condition opérationnelle recouvre les aspects suivants : 

• Assistance aux utilisateurs ; 
• Maintenance corrective ; 
• Retour d'expérience et maintenance évolutive. 

 

Ces étapes peuvent être plus ou moins développées en fonction du contexte de l’étude : acteurs, contraintes et impératifs, délais, etc.