Archivage numérique à valeur probante

DocuShare et l'archivage numérique

Un bon archivage numérique des documents permet de limiter les coûts de fonctionnement et les investissements. Nous sommes là pour vous accompagner dans vos démarches et vous aider à respecter certaines règles inhérentes à l'archivage numérique.

Avec DocuShare, nous vous propososons des solutions d'archivage numérique adaptées à vos contraintes, juridiques, sociales et fiscales.

Nous adaptons la solution d'archivage numérique à votre organisation administrative, commerciale et technique.

Nous vous proposons de travailler ensemble pour une étude de vos besoins d’archivage numérique et de gestion documentaire.

« Archivage à valeur probante », « Archivage légal », « Sauvegarde »

Depuis la Loi 2000-230 du 13 mars 2000, l’écrit sous forme électronique peut être présenté au juge, en cas de litige, à titre de preuve d’un acte. Pour cela, il est important de répondre aux exigences d’authentification et d’intégrité, sans quoi, la valeur probante du document peut être remise
en cause.

Rien n’indique cependant les précautions à prendre en matière d’archivage du document. Il faut alors se référer à diverses normes, telles que la NF Z 42-013.
En conséquence, au lieu d’archivage à valeur légale, on préfère parler d’archivage à valeur probante qui permet la restitution d’informations fidèles en cas de litige.

On appelle « archivage probant » toutes les actions, outils, méthodes mis en œuvre pour conserver les documents durant leur Durée d’Utilité Administrative (DUA) d’une manière fiable et leur restitution, même après une longue période. A ne pas confondre avec la notion de « sauvegarde » très liée à l’informatique.

Critères à respecter de l'archivage numérique

La norme Z 42-013 définit ce qu'il faut mettre en œuvre pour assurer la conservation et l'intégrité
des documents lors de leur archivage numérique.

Ce recueil de bonnes pratiques porte sur :

• L’intégrité et l'authenticité : signature nominative et vérifiable
• L’accessibilité du document : fonctions d'indexation et de recherche
• Lisibilité du document et durabilité des informations : support réinscriptible ou non, format PDF/A
• La traçabilité : suivi du cycle de vie des documents, conservation des journaux
• L’auditabilité : le système doit pouvoir être vérifié pour prouver que ces processus ne peuvent être altérés

Les fonctionnalités liées à l’archivage numérique à valeur probante de DocuShare

• Serveur d’archivage numérique : déplacement automatique ou manuel des documents vers un serveur distinct pour ne conserver que les informations actuelles ;
• DocuShare Records Manager : module basé sur la technologie d’IBM de record management pour le scellement numérique des documents ;
• DocuShare Sign : module pour la signature électronique des documents en cours de Workflow ;
• DocuShare CD/DVD Creator : module pour l’archivage numérique longue durée des documents
  sur support amovible ;
• Format PDF/A : famille de normes ISO 19 005 pour un archivage numérique longue durée ;
• Traçabilité des documents : conservation de toutes interventions effectuées sur un objet (utilisateur, date et heure, nature).

Pour plus d’information sur l’archivage probant : Xerox Docushare.

Les fonctionnalités standards de Xerox DocuShare peuvent être enrichies d’une gamme
de modules complémentaires.

Sources :
- Fédération Nationale des Tiers de Confiance (FNTC). Vade-Mecum juridique de la dématérialisation des documents. 2008. [en ligne]. (Consulté le 16/08/2010). Disponible sur www.caprioli-avocats.com/pdf/dematerialisation-archivage-FNTC.pdf
- Guide informatique.com. Archivage légal : archivage et sauvegarde. [en ligne]. (Consulté le 16/08/2010). Disponible sur www.guideinformatique.com/fiche-archivage_legal-448.htm.