Dématérialisation des documents

Docushare est un outil qui permet de dématérialiser les documents. 

Les deux aspects de la dématérialisation des documents

La dématérialisation consiste en la transformation d’un document d’un support matériel
en données électroniques. Il peut s’agir de la gestion d’un flux de documents en sortie des logiciels (dématérialisation à la source) ou de la transformation de documents papier en numérique.

Les enjeux liés à la dématérialisation sont différents selon les documents, surtout
lorsqu’il s’agit de documents à valeur probante. Tout peut être dématérialisé ou presque (même avec une signature électronique : documents relatifs au droit de la famille ou de la succession).

 

Le processus de la dématérialisation des documents

• Production de documents RH
• Distribution des documents numérisés
• Conservation des étapes de l'évolution du document
• Archivage du document numérisé et destruction de la version papier

 

La dématérialisaton concerne différents types de données.

• dématérialisation de documents RH
• dématérialisation de courriers entrants
• dématérialisation de factures
• dématérialisation de bons de commandes
• dématérialisation de formulaires (ex : congés payés)

 

Zoom sur la dématérialisation des factures

La France a transposé la Directive Européenne du 20 décembre 2001 qui introduit
la dématérialisation fiscale selon deux modalités : l’EDI (échanges entre systèmes d’information
des entreprises) ou la signature électronique (au sens de la Directive). L’exigence requise
pour la signature électronique est l’utilisation d’un certificat électronique fourni
par un prestataire de certification.

 

Bénéfices de la dématérialisation des documents

• Diminution du stock papier, gain de place
• Diminution du coût de stockage
• Diminution du temps d’archivage et de consultation des archives
• Sécurisation des informations par la création d’une nouvelle forme de stockage (en cas de vol ou d’incendie par exemple)

 

La dématérialisation des documents selon Xerox DocuShare

• Récupération d’un flux d’information directement depuis une application métier et ajout
  du document dans Xerox DocuShare
• Récupération d’un flux d’information directement depuis une application métier, mise en page (factures, bons de livraison, étiquettes, etc.) et ajout du document dans Xerox DocuShare
• Numérisation directe de documents papier dans Xerox DocuShare à l’aide du pavé
  de numérisation d’un copieur ou scanner, ou de pages de couverture
• Transformation aux formats PDF ou PDF/A – Signature électronique
• Utilisation des technologies LAD (Lecture Automatique de Documents) avec traitement OCR, OBR, ICR, OMR pour extraire des informations permettant le classement et l’indexation automatique du document

Pour plus d’information sur la dématérialisation des documents : Xerox Docushare.

Les fonctionnalités standards de Xerox DocuShare peuvent être enrichies d’une gamme
de modules complémentaires.

Sources :
- CFO-news. Dématérialisation des documents et courriers entrants : Une pratique en cours de généralisation d’ici 2010. 2008 [en ligne]. (Consulté le 18/08/2010). Disponible sur www.cfo-news.com/Dematerialisation-des-documents-et-courriers-entrants-Une-pratique-en-cours-de-generalisation-d-ici-2010_a5371.html.
- CHOPPY Thomas, RICHETON Nicolas (Smile). Livre blanc : GED open source. 2010 [en ligne]. (Consulté le 16/08/2010). Disponible sur www.smile.fr/Livres-blancs/Gestion-de-contenu-et-GED/La-GED-open-source.
- RENARD Isabelle. La facturation électronique, ou la révolution tranquille de la signature électronique par l'administration fiscale. 2003 [en ligne]. (Consulté le 18/08/2010). Disponible sur www.journaldunet.com/solutions/0310/031008_juridique.shtml.