Fonctionnalités

 

Xerox est plus connu en France sous la bannière de fabricant de matériels bureautiques (imprimantes, copieurs multifonctions, consommable). C’est aussi un éditeur pour sa solution de gestion de contenu, Xerox DocuShare.

 

• La DocuShare Business Unit(DSBU), éditeur de la solution Xerox DocuShare 
• Principe de Xerox DocuShare
• Les principales fonctionnalités de Xerox DocuShare 
• La version DocuShare CPX
• La version DocuShare Express

 

 

La DocuShare Business Unit(DSBU), éditeur de la solution Xerox DocuShare

Créé en 1936, Xerox Corporation compte plus de 53 000 collaborateurs dans plus de 160 pays.

Xerox DocuShare a été développé par la DSBU, filiale à 100% de Xerox Corporation, au sein
de son Centre de recherche basé à Palo Alto (Californie) aux Etats-Unis. A l’origine, en 1997,
la solution devait répondre à des besoins de gestion des documents strictement internes
au Groupe. Prenant conscience de son potentiel, la première version de DocuShare a été traduite
en français pour le marché canadien avant d’être introduite en France en 1999.

Xerox DocuShare est distribué dans plus de 80 pays depuis plus de 10 ans.Cette solution de GED est commercialisée en six langues différentes (anglais, français, espagnol, allemand, italien et japonais). Elle totalise actuellement plus de 5 000 installations, pour environ 1 500 000 utilisateurs.

 

 

 

Principe de Xerox DocuShare 

 

Xerox DocuShare est une application de gestion de contenu qui met à la disposition des entreprises un ensemble de propriétés. Les groupes de travail utilisent des fonctions de capture, de gestion et de partage de l’information dans un environnement sécurisé.

L’architecture de DocuShare est initialement en mode Web pour un accès à tout type d’utilisateurs.Administrateurs, gestionnaires, contributeurs ou simple lecteurs peuvent disposer de l’ensemble des fonctions au travers d’un navigateur Web. DocuShare est facile à mettre en œuvre par l’utilisateur et ne nécessite pas d’installation sur les postes clients.

 

Les flux en entrée… 

Xerox DocuShare permet de regrouper toutes les sources d’informations non structurées
de l’entreprise : 

• les documents numérisés à partir d’un scanner ou d’un copieur multifonction ; 
• les documents bureautiques : fichiers quelque soit leurs formats d’origine ; 
• les flux d’impression : pour importer les documents qui peuvent uniquement être imprimés
  à partir des applications tierces (ERP, CRM, gestion commerciale, etc.) ; 
• les messages électroniques : emails et pièces jointes issus du serveur de messagerie
  ou directement de MS Outlook. 

Tous types de formats de fichiers sont gérés par DocuShare. 

 

Les flux en sortie… 

Tous types de postes de travail (PC, Mac, client léger, etc.) ont accès aux informations à l’aide
d’un simple navigateur Internet (compatible MS Internet Explorer, Firefox, Safari, etc.). 

L’accès aux informations stockées dans DocuShare permet la recherche, la consultation
et l’impression des documents et éventuellement leur modification, leur suppression.

Un transfert des documents est possible sur un support non-réinscriptible (CDR ou DVDR). Cela permet l’archivage à des fins de purge de la base ou pour la livraison d’un lot de documents.

La consultation des documents peut également être effectuée par un nombre illimité de personnes externes à l’organisation. Elle offre un accès sécurisé via Internet (Extranet). 

Dans DocuShare, les objets tels que les collections (dossiers), les documents, les discussions,
les agendas sont organisés selon un plan de classement hiérarchique. Personnalisé et évolutif, il permet aux utilisateurs de s’approprier plus facilement cet outil.

Xerox DocuShare comporte des connecteurs permettant à la solution de GED/ECM de s’intégrer au système d’information existant. Cela permet de profiter de :

• l’annuaire d’entreprise (compatible LDAP) pour l’authentification des utilisateurs ; 
• une base de données type Microsoft SQL Server, Oracle ou DB2. 

 

 

Les principales fonctionnalités de Xerox DocuShare 

Voici les principales fonctionnalités proposées en standard dans Xerox DocuShare : 

• Mon DocuShare : l’utilisateur accède à ses objets personnels tels que « Ma collection personnelle », ses favoris, ses collections, ses tâches (Workflow) ;  
• Droits d’accès : ils sont attribués aux objets en lecture, écriture ou gestionnaire ;
• Gestion des versions : plusieurs versions d’un même document peuvent être conservées. Mais seule la dernière version ou la version préférée est immédiatement accessible à partir de sa collection parente. Les autres versions se trouvent dans l’historique du document.
• Résumé automatique : description automatique du contenu du document ;
• Agent de notification : envoi automatique d’un email aux personnes inscrites, les prévenant des modifications survenues sur un objet ;
• Workflow : un circuit documentaire permet de faire circuler un ou plusieurs document(s) vers des utilisateurs ou des groupes d’utilisateurs. Cela rend possible la relecture, la modification ou la validation de deux façons différentes. Elles s’opèrent soit en mode simultané (envoi à tous les destinataires en même temps), soit en mode consécutif (envoi aux destinataires l’un après l’autre) ;
• Recherche plein texte : recherche à la fois sur le contenu des documents et sur leurs fiches
  de propriétés. Deux types de recherche (simple et avancée) sont possibles ; 
• Requête enregistrée : génération d’une requête déjà effectuée ; 
• Forum de discussion/Blog : possibilité de créer ses espaces de travail ou d’échange.

 

 

La version DocuShare CPX 

Xerox DocuShare CPX fournit des fonctionnalités de gestion de contenu évoluées par rapport
à la version standard. En plus des fonctionnalités standard, DocuShare CPX possède : 

• Workflow personnalisé : les documents peuvent être acheminés entre les personnes concernées et rejoindre des routes complexes, dynamiques et conditionnelles (règles) ;  
• Création de règles de contenu : possibilité de déclencher une action quand un événement se produit sur un objet. Par exemple, lorsqu' un nouveau document est ajouté, il est automatiquement mis en circulation ou s'il est modifié, un mail peut être envoyé.  
• Création de pages d’intercalaire pour une publication directe dans DocuShare :
  les utilisateurs peuvent numériser directement des documents vers n’importe quelle collection ou espace de travail ; 
• Enregistrement de l’activité des utilisateurs : les utilisateurs autorisés peuvent regarder l’historique des modifications effectuées sur un objet à  partir de sa page de propriétés ; 
• Espace de travail en équipe : l’équipe-projet bénéficie d’un espace de partage et de révision des documents produits ou reçus.

 

 

La version DocuShare Express

Xerox DocuShare Express offre des fonctionnalités identiques à celles de la version standard
et s’ajoute à la gamme de produits DocuShare.

Comme les autres versions, Xerox DocuShare Express est compatible EIP et répond aux projets
de gestion documentaire d’une dizaine de personnes.

Les 3 différences essentielles entre la version standard de Xerox DocuShare et DocuShare Express sont : 

• La base de données intégrée : Microsoft SQL Express 2005 ;
• L’accès Web exclusivement: interface navigateur Web et Dossier Web (WebDAV) ;
• Installation sur plateforme Microsoft Windows Server uniquement.

 

Pour plus d’informations sur les préconisations techniques avant l’installation de DocuShare :
Pré-requis techniques. 

 

Suite : Les modules additionnels