GED / ECM

De la Gestion Electronique des Documents (GED) à la gestion de contenu d’entreprise (ECM)

Les outils et les méthodes liés à la GED ont pour ambition de gérer l’information par la prise
en charge des différentes étapes de la chaîne de traitement du document : acquisition, indexation, classement, stockage, diffusion.
Le périmètre couvert par la GED est aujourd’hui transcendé par la notion de gestion de contenu d’entreprise (en anglais : Enterprise Content Management – ECM). L’information ne se situe plus uniquement sur des supports traditionnels mais également au sein de pages web, emails, vidéos, etc.

Les entreprises entrent aujourd’hui dans une vision globale du management de l’information.
Les solutions d’ECM couvrent le périmètre de la GED et y ajoutent des outils complémentaires,
tels que la gestion des contenus web, les circuits de validation (Workflow), les aspects de travail collaboratif (Groupware) et l’archivage légal.

Pourquoi se lancer dans un projet de GED / ECM ?

• Réduire les coûts
• Faciliter le travail en équipe et le partage des connaissances
• Optimiser l’accès à l’information et diminuer les temps de recherche
• Respecter les obligations de conformité et les contraintes légales
• Assurer la conservation et la sécurité des documents

Les principales fonctionnalités de la solution de GED / ECM Xerox DocuShare

• Indexation : indexation automatique et/ou manuelle, aide à la saisie
• Gestion des versions : historique, incrémentation, réservation (check-in/check-out)
• Moteur de recherche : recherche sur la fiche de propriétés et/ou le contenu des documents, troncature, opérateurs booléens, enregistrement des recherches
• Gestion des utilisateurs et des droits : création de groupes, différents niveaux d’accès, annuaire, SSO
• Fonctions collaboratives : blogs, wikis, espaces de travail, gestion des versions, réservation
• Workflow : Workflow consécutif/simultané, assistant à la création, date butoir, interface de suivi, intégration avec Outlook, etc.
• Intégration avec les applications Office, Outlook et Windows

Pour plus d’information sur la GED/ECM : Xerox Docushare

Les fonctionnalités standards de Xerox DocuShare peuvent être enrichies par une gamme
de modules complémentaires.

Source :
- CHOPPY Thomas, RICHETON Nicolas (Smile). Livre blanc : GED open source. 2010 [en ligne]. (Consulté le 16/08/2010). Disponible sur http://www.smile.fr/Livres-blancs/Gestion-de-contenu-et-GED/La-GED-open-source.